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用WPS表格设计成绩通知单

办公软件2022-08-31阅读
电子表格(Spreadsheet),又称电子数据表,是一类模拟纸上计算表格的计算机程序。电子表格可以输入输出、显示数据,也利用公式计算一些简单的加减法。可以帮助用户制作各种复杂的表格文档,进行繁琐的数据计算,并能对输入的数据进行各种复杂统计运算后显示为可视性极佳的表格,同时它还能形象地将大量枯燥无味的数据变为多种漂亮的彩色商业图表显示出来,极大地增强了数据的可视性。

   在每次成绩公布时都需要面对一个难题:《学生成绩表》为了方便汇总,每人成绩占据一行;而每个学生之《成绩通知单》为了美观却设计为多行多列。如何方便而快速地进行格式转换?WPS表格的函数可以轻松地为您解决疑难。
  首先,让我们看看《成绩表》和《成绩通知单》的格式(您可以下载该文件,以方便您的学习)。见图1和图2。

用WPS表格设计成绩通知单_wps教程_本站
图1成绩表

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图2成绩通知单

  解决思路:


   1.《成绩表》和《通知单》分建立在两个工作表中。


  2.《通知单》可以通过函数调用《成绩表》中每个学生之资料。


  3.建立一个单元格下拉菜单供选择所有学生姓名,当选项改变时,通知单跟随改变。而且在现有资料上增加学生数量后不受影响,从而使通知单设计达到通用之功能。


  明确了思路,现在以实例具体讲解实现方法。


  

步骤1.定义名称

  选择《成绩表》A1,点击【插入】【名称】【定义】,然后按图3方式输入信息:当前工作簿的名称处输入“姓名”(不含引号),在引用位置处输 入“=OFFSET($A$1,1,0,COUNTA(A:A)-1,)”。公式含义:通过COUNTA(A:A)-1返回A列学生数目,减1是因A列中 非空单元格数量包括首行“姓名”二字;然后利用OFFSET函数提取A列所有学生姓名。


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图3定义名称

  

步骤2.设置数据有效性

  进入《通知单》单元格A4,点击【数据】【有效性】【设置】,在有效性条件之允许处选择条件为序列,来源处输入“=姓名”,同时确保右边“提供下拉箭头”前已打勾(见图4),确定后点击单元格I4试试效果(见图5)


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图4设置数据有效性

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图5效据有效性建立之单元格下拉菜单

  

步骤3.建立通知单基本格式

  按以下图六建立一个空白格式,以待调用成绩表之数据。


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图6通知单格式

  步骤4.设计公式调用数据


  A.选中单元格C2,输入以下公式:


  =VLOOKUP(I4,成绩表!A2:D1000,4,0)&" "&I4&" 同学成绩通知单"


  B.选中单元格D4,输入公式:=I4


  C.选中单元格F4,输入以下公式:


  =VLOOKUP(I4,成绩表!A2:C1000,3,0)


  D.选中单元格H4,输入以下公式:


  =VLOOKUP(I4,成绩表!A2:B1000,2,0)


  E.选中单元格F5,输入以下公式:


  =VLOOKUP(I$4,成绩表!A$2:K$1000,ROW(A5),0)


  F.选中单元格F5,将公式向下拉至F11


  此时公式设计完毕,可以选择单元格I4之下拉箭头选择不同学生姓名,可以看到《通知单》之数据有跟随变化。后续打印时则通过下拉框打印随时打印任何学生之成绩,而不破坏原成绩表之格式。


  公式解析:VLOOKUP是查找公式,有四个参数,分别为[查找值]、[数据表]、[序列数]、[匹配条件]。


  查找值即需要到目标区域查找之目标数据,可以输入目标值,也可以是单元格引用;


  数据表是被查找之区域,本例中数据只有10个,而引用区域输入A2:D1000是为了让成绩表中增加数据时通知单公式可以通用,不用再修改公式。若您的学生数目超过1000时可以将本引用域再相应增大,使公式能适应所有变化。


  序列数是指目标值在被查找区域所在的列数,输入2,则返回目标区域第二列的值。


  匹配条件一般有两个选项,0和1。0表示精确匹配,1表示近似匹配。可以根据不同状况下选择相应的匹配条件。


  结语:WPS表格的查找函数又称为引用函数,功能强大,灵活多变。用于搜索数据和格式转换有较好的功用。查找函数VLOOKUP外还是HLOOKUP、LOOKUP、MATCH、INDIRECT、INDEX、OFFSET等等,只有灵活掌握这些函数才能让

WPS

表格真正发挥潜能,让很多人工查询方式转化为函数自动搜索,从而提升效率。


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